日々のコア業務で多忙を極めるオフィスでは、片づけや整理整頓に時間を割けない企業も多くあります。実は、オフィス内をきれいな状態で維持できるかどうかは、生産性や業務の効率にも大きく関わります。
ビジネスにおける片付けや整理整頓は、「5S」という言葉で表されます。整理、整頓、清掃、清潔、しつけの頭文字をとった言葉です。単語だけを見れば特別なことではありませんが、5Sを重視している企業ほど経営が上手くいきやすく、また5Sを徹底している社員ほど、仕事において成果を出しやすいと考えられています。特に、5Sのうちの整理整頓は疎かになりがちでありながら、重要な位置を占めるものです。というのも、整理整頓ができていない企業は、次のような問題が考えられるためです。
＜問題点１・ものを探すために時間を無駄にしている＞
普段から使うペンや紙類、ある時に重要な書類など、必要な時に手元になければ業務が滞ります。とりわけ書類などは、見つからない場合、大事になる可能性もあります。どこに何が置いてあるかを把握できるように整頓することは、ものを探す時間を減らし、無駄な時間を削減することに繋がります。
＜問題点２・ 収納スペースに対してコストが発生している＞
同じスペースのオフィスでも、ものが多ければ多いほど社員が自由に使えるスペースが少なくなります。オフィスを借りるために費用がかかっていることを考えると、無駄なものを置くことで、作業などを行う場が狭くなる事態は推奨できません。不要なものを処分することで、より賃料が安い場所にオフィスを借りることができます。移転をしない場合に関しても、スペースをより有効活用できるので損はありません。
＜問題点３・ 業務ミスに繋がる＞
書類やデータ、部品などがあるべき場所にない場合、その時使用するべきものを使用できなかったり、誤ったものを使用したりして、トラブルになる可能性があります。また、狭いスペースで作業をすることで、小さなミスが起こるリスクが高まります。
不用品も企業の資産の一部
整理整頓には、不要なものを処分する断捨離が欠かせません。しかし、企業にとっては不用品1つであっても資産としてカウントされる重要なものです。必要がないからといって簡単に廃棄できません。ものによっては、廃棄をするために費用がかかる場合もあります。また、自社にとって不用品でも、他社にとっては必要である可能性も考えられます。可能ならば、売却して資金にできることが理想です。今は企業向けの買取サービスや、企業間の売買マッチングサービスがいろいろ提供されています。そのような企業向けのサービスを利用することで、少ない手間で不用品を適切に処分できます。
企業向けのサービスの例としては、中古測定器の買取サポートサービスなどがあります。企業間の中古測定器の売買をサポートしてくれるサービスで、アカウントを登録して商品を出品すれば、発送を任せられ、簡単に測定器を売ることができます。